mercredi 18 décembre 2019
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La Technologie ON-SITE en 3 Points


Comment déployer la technologie sur site pour réussir son événement ?
 

1) Constat : Plus Aucun Evènement Ne Se Fait Sans Technologie  


Qu’il s’agisse de promotion, du site web voire de l’enregistrement en ligne des participants, a minima, la technologie est toujours présente. Cette présence, souvent software au départ, dépasse la simple commodité. Elle devient stratégique et créatrice de valeur, soit parce qu’elle digitalise et automatise des taches manuelles peu productives (listing, check-ins, information visiteurs...), soit parce qu’elle génère des opportunités business (matchmaking, capture de leads, analyses…) ou de l’attractivité/rétention client via l’expérience utilisateur (processus inscription, application mobile, services en ligne...). Bref. INCONTOURNABLE.
Mais voilà, un événement a un avant, un après mais surtout un « pendant ». Et c’est justement sur ce condensé de temps que la technologie prend une forme particulière. Il est essentiel de comprendre comment mieux maîtriser son déploiement on-site et les efforts / risques / bénéfices que cela sous-tend.  
2) Quelles Sont Les « On-SITE Techs » ?  


Créer un évènement suppose une logistique importante. Nous n’évoquerons pas ici la technologie d’infrastructure (câblage électrique, son, lumière), mais celle qui de près ou de loin a un impact sur la gestion de la donnée. Il est évident que la partie réseau (notamment WIFI) est absolument clé en termes de puissance et de dimensionnement.
Chaque type d’évènement va utiliser des technologies On-Site. Voici un panel classique (mais non-limitatif) des usages courants :  
  


Quelle technologie on-site et quelles implications software par type d’évènement :  
3) Réussir Son ON-SITE Tech  


Vous le voyez, 99% de la technologie On-site est directement liée à votre écosystème de données. Il est donc capital que cet écosystème soit maitrisé afin de limiter sa fragmentation en nombre de prestataires et de solutions : risques de doublons, risques de non synchronisation, risques sur les webservices, couts des intégrations, suivi de la RGPD… Par ailleurs, la technologie on-site faisant appel à du matériel, lesdits matériels et leurs solutions embarquées doivent correspondre aux mêmes normes de sécurité RGPD de transfert des données que vos logiciels. Il est donc essentiel d’établir une charte de la sécurité on-site que l’ensemble des prestataires technologiques doivent s’engager à respecter !

Léni est un prestataire global : sa plateforme EMS (Event Management Software) « Klipso » offre la plupart de ces fonctionnalités dans une data unifiée et intégrée, facilitant non seulement le respect des règles RGPD mais surtout en limitant les risques des échanges de données entre de multiples systèmes. Enfin, Léni tech Services va pouvoir proposer un matériel compatible et maintes fois testé pour supporter l’ensemble des applications embarquées sur site. Un gain en temps, de coût, et de sécurité pour pouvoir se consacrer pleinement à son événement et réussir le volet technologique.  
 

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